Teletrabajo. ¿Cómo trabajar desde casa?

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Al momento de escribir este artículo, estamos inmersos en una cuarentena por culpa de la propagación de un virus el cual no conocíamos apenas hace pocos meses, llamado Covid-19, pero más conocido como Coronavirus.

Esta pandemia global ha hecho que muchas empresas hayan optado por el teletrabajo para poder seguir manteniendo su actividad empresarial, aunque obviamente no todas pueden hacerlo.

Sin duda alguna, el coronavirus ha puesto en marca el mayor experimento de teletrabajo conocido hasta ahora y que probablemente conozcamos a lo largo de nuestra vida.

El problema está en que muchas empresas y profesionales, los cuales pueden ejercer el teletrabajo, no tienen conocimiento ni experiencia previa para llevarlo a cabo.

Por ello quiero ayudarte a que puedas adaptarte al teletrabajo de la mejor media posible explicándote cómo puedes hacerlo desde mi experiencia.

Cómo adaptar tu rutina de teletrabajo

Adaptar tu nueva rutina en casa para trabajar es una de las cosas que más cuesta al principio. Por ello es importante marcar las pautas imprescindibles para que el cambio no sea demasiado brusco y no te cueste demasiado adaptarte.

Te recomiendo seguir los siguientes pasos:

1. Levántate a tu hora de siempre

Quizás tu nuevo método de trabajo en casa te permita adaptar tus horarios y poder trabajar durante las horas que desees pero esto no quiere decir que tengas que levantarte a las 11 de la mañana.

Levantarte a la hora a la que acostumbras para ir a trabajar hará que no trastoque tus horarios diarios y de fin de semana.

Te ayudará a mantener tu rutina de trabajo y descanso, con la ventaja de que te ahorraras los transportes para ir al trabajo o volver a casa.

En relación a ese ahorro de tiempo, podrás aprovechar el tiempo que dedicas a ir al trabajo para dedicarlo a otra tarea o para algo personal. Durante este tiempo puedes:

  • Hacer ejercicio en casa para empezar tu día con energía
  • Desayunar tranquilamente mientras escuchas un podcast o música que te anime.
  • Liberar tu mente con un rato de lectura, meditación, mirar vídeos motivadores, etc
  • Formarte realizando algún curso online que tengas ahí guardado pendiente de terminar

En caso de que dispongas de un horario más flexible, puedes optar por realizar una jornada intensiva, para tener más horas libres al final del día y poder dedicarlas a los que te guste y que antes no podías.

2. No trabajes en pijama

Para muchas personas la idea de trabajar en casa les parece atractiva por el mero hecho de poder levantarte de la cama y poder ponerte a trabajar sin necesidad de cambiarte de ropa, pero esto no es lo más adecuado ni lo más recomendable. ¿Por qué?

Vestirte para ir al trabajo aunque no vayas a una oficina, es una forma de decirle a tu mente que estás en «modo trabajo». No hace falta quizás que te arregles demasiado, quizás puedas optar por una ropa más cómoda, pero nunca te dejes el pijama.

Además, nunca sabes cuando tendrás que salir en cualquier momento o realizar una conferencia con un cliente u otro compañero o proveedor, por lo que siempre es mejor estar listo en cualquier momento.

Una vez finalizada la jornada laboral, podrás cambiarte de ropa y listo, pasarás al «modo casa».

Crea tu espacio de trabajo en casa

Tener un espacio en casa únicamente para trabajar hará que tus niveles de concentración aumenten y seas más productivo. Por ello:

  • Procura que siempre trabajes en el mismo sitio. No hace falta que tengas un despacho en casa pero si tu rincón único para trabajar.
  • Mantén tu espacio de trabajo organizado ya que eso te dará calma.
  • Adorna tu espacio con cosas que te inspiren o creen un buen ambiente para ti.

¿Qué debe tener un espacio de trabajo ideal para trabajar?

  • Una silla cómoda en la que tu cuerpo no se resienta con el paso de las horas y días.
  • Luz natural en tu espacio de trabajo que te recargue de energía.
  • Beber mucha agua, por lo que es importante tener una botella cerca y poder beber con frecuencia para mantenerte hidratado.

Organiza tu tiempo de trabajo

A la hora de organizar tu tiempo y aprovechar el teletrabajo para adquirir mejores hábitos de organización, aquí te dejo algunos consejos:

  • Crea una lista de todas las tareas del día incluyendo reuniones, videoconferencias o llamadas que debes hacer.
  • Define la prioridad de cada una de esas tareas para definir cuales deben quedar terminadas si o si y cuales pasar al siguiente día.
  • Aterriza las tareas en tu calendario definiendo tiempos de ejecución realistas y deja algunos espacios para imprevistos.
  • Trabaja por bloques para agrupar tareas similares. Esto te hará ser más productivo.
  • No tengas abierto el email y desactiva las notificaciones de nuevos correos. Define un determinado periodo de tiempo en tu jornada al inicio, a mitad de la jornada o al final para leer y vaciar tu bandeja de entrada.
  • Elimina todas las distracciones. No trabajes con la tele de fondo, aleja el móvil para no entrar en las redes sociales, etc. Para despejarte es mejor establecer descansos cada 2 o 3 horas.

Y al terminar tu jornada, algo muy importante: ¡DESCONECTA DEL TRABAJO! Sé que por el hecho de estar en casa, a veces puede parecer complicado de conseguir, pero debes hacerlo.

Las herramientas recomendadas para trabajar desde casa

Ayudarse de la tecnología y de Internet para organizar nuestro trabajo, comunicarnos con otros profesionales, ser más productivos o automatizar ciertas tareas, es vital para mejorar nuestra productividad y trabajar desde casa de la forma más eficiente, por lo que a continuación de daré algunas herramientas que puedes utilizar.

Estas herramientas están organizadas según su objetivo: comunicación, productividad, gestión de archivos y otras herramientas variadas.

Herramientas de comunicación

Estas herramientas te ayudarán a mantenerte en contacto con tu equipo y tus clientes de forma eficiente y sin que trabajar desde casa signifique renunciar a la comunicación.

Zoom | Herramienta para videoconferencias

Con esta herramienta podrás realizar videoconferencias sin necesidad de que las personas a las que invitas tengan cuentan en la plataforma.

Cuenta con un plan gratuito con la que dispone de:

  • Reuniones de hasta 100 participantes.
  • Reuniones 1 a 1 ilimitadas.
  • Límite de 40 minutos para llamada en grupo

Otras herramientas similares que también puedes utilizar y son totalmente gratuitas son Skype, Hangouts de Google y Whatsapp (Videollamadas).

SLACK | Herramienta de comunicación en equipo

Esta herramienta de comunicación te permite gestionar conversaciones por canales (grupos), de forma que se pueden organizar por equipos, proyectos o temáticas.

Te permite hacer llamadas de voz o vídeo a través de la plataforma a otros usuarios conectados y compartir archivos en segundos con tan solo arrastrar y soltar en tu canal, ya sean documentos, presentaciones, imágenes o vídeos.

De esta forma la comunicación queda totalmente ordenada y evitas tener 1000 emails cada día imposibles de gestionar.

También te permite estar conectado a través del móvil gracias a su aplicación tanto para Android como para iPhone.

Loom | Herramienta para enviar emails con vídeo

Con esta herramienta, la cual cuenta con una extensión en Google Chrome, podrás grabar tu pantalla y tu Webcam de forma rápida y sencilla.

Realizar una explicación sobre alguna tarea, alguna herramienta o algún proceso concreto puede ser laborioso.

Gracias a una herramienta como Loom, podrás contestar a un email con un vídeo en el que des la explicación que tu cliente, compañero o proveedor necesite sobre cómo hacer una determinada tarea.

Una vez grabas el vídeo, la herramienta genera una enlace el cual podrás incluir en tu email de respuesta.

La persona que lo reciba lo podrá reproducir sin necesidad de estar registrado en la plataforma.

Herramientas de productividad

La elección y uso de las herramientas de productividad adecuadas te ayudarán a organizar mejor tu tiempo, llevar un control del tiempo que dedicas a tus tareas para poder optimizar y en definitiva, mejorar tu productividad.

Google Calendar | Calendario de tareas

Quizás ya conozcas esta herramienta pero aún no sepas el potencial que tiene para mejorar tu productividad.

Con Google Calendar puedes llevar un control de tus eventos importantes, compartir tu agenda, crear calendarios compartidos por temas, equipos, proyectos, organizar tu tiempo por bloques (como hemos comentado anteriormente) y todo ello con la ventaja de estar sincronizado con tu correo.

En cada una de las tareas podrás programar llamadas, invitar a otras personas, programar tareas diarias, semanales o mensuales, etc.

Sin duda una gran cantidad de funcionalidades que te permiten potenciar tu productividad.

Toggl | Controla tu tiempo

Esta herramienta, la cual cuenta con extensión de Google Chrome, aplicación móvil y de escritorio, permite crear diferentes proyectos y diferentes tareas en cada uno de ellos para cronometrar el tiempo que le dedicas a cada una de tus tareas.

Esto puede ser interesante para reportar el tiempo invertido a un superior o, si trabajas por cuenta propia, medir el tiempo invertido en un determinado cliente o proyecto, o gestionar un equipo.

Al principio te costará bastante acostumbrarte a medirlo todo, pero con el tiempo crearás el hábito.

Conocer el tiempo invertido en cada cosa que haces te ayudará a planificarte de forma mucho más realista.

Herramientas de gestión de archivos

Estas herramientas te permiten almacenar archivos, editarlos y compartirlos con otras personas de forma colaborativa.

Google Drive | Crea, almacena, comparte y edita archivos

Almacenar tus archivos en la nube de Google te permitirá tenerlos siempre disponibles desde cualquier lugar y no perder nada por cualquier fallo técnico.

Dentro de esta plataforma podrás crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, y compartirlas con otras personas de forma sencilla agregando su email o mediante un enlace para compartir.

La gran ventaja de esta herramienta para editar es que te permite hacerlo de forma colaborativa, por lo que podrán trabajar en el mismo documento varias personas a la vez y en tiempo real.

También podrás enviar tus archivos siempre actualizados y sincronizados con tu correo de Gmail, por lo que a diferencia de un archivos adjunto, si a posteriori modificas el archivo de Drive, este se mostrará actualizado a la persona a la que se lo enviaste en el pasado.

Otras herramientas similares son OneDrive y Dropbox.

WeTransfer | Envía archivos de gran tamaño

Con la versión gratuita de esta herramienta podrás enviar archivos grandes (hasta 2GB) de forma rápida y sencilla mediante un enlace.

Te permite personalizar el mensaje que recibe el destinatario y este recibirá un email con un enlace para la descarga, el cual estará disponible hasta 7 días para que descargue el material enviado. Una vez pasado ese periodo, el enlace expira y no estará disponible.

Esta herramienta es ideal para enviar archivos pesados como vídeos, imágenes, etc., sin necesidad de hacer uso del espacio de otras herramientas como Google Drive.

Otras herramientas útiles

Además de las anteriores herramientas, otras que pueden serte de utilidad pueden ser:

  • Filmora. Herramienta de edición de vídeo sencilla de utilizar y una alternativa a aplicaciones de edición de vídeo más complejas como Adobe Premiere.
  • Stencil. Herramienta de edición y diseño de imágenes gratuita y fácil de utilizar. Una alternativa similar es Canva.
  • Invideo. Herramienta para crear composiciones de vídeo totalmente personalizadas.

Si estás interesado en más herramientas, aquí puedes ver las que yo mismo utilizo de forma diaria.

Espero que con este articulo te haya ofrecido una mayor claridad y las herramientas necesarias para trabajar de forma más efectiva desde casa a través de Internet.

Si tienes cualquier duda o sugerencia, déjala abajo en los comentarios. ¡Estaré encantado de responderte!

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